Memperpanjang Visa Pelajar (Tier 4 Student Visa) di UK

Pada umumnya, ijin tinggal untuk yang diberikan untuk pelajar di UK adalah selama masa studi plus 4 bulan. Tetapi, pada beberapa kasus, ada yang harus memperpanjang ijin tinggal karena beberapa hal seperti studi belum selesai dari yang ditargetkan.

Pada kasus yang saya alami, ijin tinggal yang diberikan kepada saya adalah 36 bulan (3 tahun), tanpa ada tambahan 4 bulan ekstra.  Sayangnya, waktu 36 bulan ini tidaklah cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan penelitian di laboratorium sekaligus menulis thesis, sehingga 3 bulan sebelum visa berakhir, saya memutuskan untuk mengurus perpanjangan visa student (Tier 4 Student Visa) di UK.

Untuk mempermudah persiapan aplikasi perpanjangan visa, ada baiknya rekan-rekan menghubungi International Office di universitas masing-masing. Pada umumnya mereka akan menyediakan panduan dan konsultasi dalam pengisian aplikasi dan penyiapan dokumen yang diperlukan untuk perpanjangan visa. Selain itu, rekan-rekan bisa melihat perkembangan terbaru mengenai peraturan visa di UK di website resmi UK Border Agency (UKBA). Peraturan mengenai visa biasanya mengalami perubahan pada Bulan April setiap tahunnya. Untuk melihat peraturan terbaru mengenai perpanjangan Tier 4 Student Visa (berlaku setelah April 2012), bisa dilihat disini:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/studying/adult-students/applying-inside-uk/

Persiapan Aplikasi Perpanjangan Tier 4 Students Visa

Menurut informasi yang tertera di website UKBA, perpanjangan visa boleh dilakukan dalam waktu 3 bulan sebelum visa berakhir. Dokumen yang perlu disiapkan untuk memperpanjang Tier 4 Student Visa adalah:

1. Passport

2. Pasfoto terbaru ukuran passport (2 Lembar)

Pasfoto terbaru disini dimaksudkan berusia tidak lebih dari 1 bulan sejak foto diambil. Untuk aturan foto yang memenuhi standard UKBA, silahkan dilihat disini:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/studying/adult-students/evidence/photographs-and-passport/

3. Confirmation of Aceptance for Studies (CAS), sebuah kode unik yang dikeluarkan oleh universitas tempat kita belajar.

Kode ini digunakan oleh UKBA untuk mengakses data mahasiswa yang bersangkutan. Untuk keperluan aplikasi visa, usia maksimal dokumen CAS adalah 6 bulan. International Office di universitas tempat saya belajar menyarankan kepada student yang ingin mengajukan perpanjangan visa, untuk melakukan permohonanan CAS atau CAS request 4 bulan sebelum visa berakhir.

4. Dokumen Academic Technology Approval Scheme (ATAS), jika diperlukan.

Bagi rekan-rekan yang dulu menyertakan dokumen ATAS saat apply Tier 4 visa pertama, juga akan tetap diminta menyertakan dokumen ATAS terbaru saat apply perpanjangan visa. Dokumen ATAS untuk aplikasi perpanjangan visa juga berusia maksimal 6 bulan, sehingga tidak dapat menggunakan dokumen ATAS lama yang digunakan untuk apply visa saat pertama datang ke UK.

Perlu atau tidaknya ATAS untuk aplikasi visa biasanya akan disebutkan pada dokumen CAS. Bisa juga dilakukan dengan mengecek ke website Foreign and Commonwealth Office (FCO) dengan melihat JACS code program studi seperti yang tercantum di dokumen CAS. Tautan:
http://www.fco.gov.uk/en/about-us/what-we-do/services-we-deliver/atas/

Aplikasi ATAS bisa dilakukan secara online melalui tautan diatas. Dokumen ATAS akan dikeluarkan selambat-lambatnya 20 hari kerja sejak tanggal memasukkan aplikasi. Jika sudah 20 hari kerja ATAS belum juga dikeluarkan, sebaiknya segera melakukan kontak dengan FCO untuk menanyakan aplikasi ATAS yang sudah kita lakukan.

Tips: untuk pengisian aplikasi ATAS online sebaiknya menggunakan browser Internet Explorer (IE).

5. Proof of funding dan/atau Sponsorship Letter.

Dokumen ini digunakan untuk menunjukan kemampuan kita untuk membayar course fee dan living allowance selama di UK.  Untuk Proof of Funding, akan saya tulis dalam bagian tersendiri .

6. Surat pernyataan dari Sponsor (Consent Letter from Sponsor), berlaku untuk Sponsorship Student.

Surat ini berisi pernyataan dari Sponsor bahwa mereka tidak berkeberatan student yang bersangkutan untuk tetap tinggal di UK untuk menyelesaikan studinya. Surat ini harus ada, terlepas apakah students yang bersangkutan mendapatkan perpanjangan beasiswa atau tidak dari sponsornya. Jika sponsor berada di luar UK, ada baiknya untuk melakukan kontak dengan sponsor untuk meminta surat ini, paling tidak 3 bulan sebelum visa berakhir, sehingga memberikan cukup waktu bagi sponsor untuk mempersiapkan surat ini. Surat dari sponsor ini juga harus memiliki tanggal maksimal 1 bulan dari tanggal aplikasi visa.

Berikut contoh consent letter dari sponsor untuk mengajukan perpanjangan visa:

(catatan: Contoh ini saya ambil dari Consent Letter dari sponsor saya. Sponsor adalah organisasi Internasional yang berada di luar UK dan luar Indonesia)

To Whom It May Concern

 This is to certify that Miss Anita Sukmawati from Indonesia is a recipient of the (tittle of scholarship) to pursue 3-year PhD program in Pharmacy, The University of Nottingham, UK, since October 2009.

As her regular 3-year duration of scholarship will end in September 2012, (name of sponsor) will consider extending her duration for another 6 months to complete her study program subject to her academic supervisor recommendation.

As she may take may take the extended duration to complete her study beyond the 3-year regular duration of (tittle of scholarship), (name of sponsor) has no objection to extending her visa for that extended duration.

This certificate is issued on request of Miss Anita as evidence of (name of sponsor) no objection to extend her UK visa.”

 Date:

Signed

Dokumen ini juga harus asli, dibuktikan dengan stempel asli. Untuk teknis pengiriman dokumen, silahkan untuk dibicarakan dengan sponsor.

Dokumen untuk Proof of Funding

Ada beberapa metode untuk menunjukkan kemampuan kita dalam membayar course fee dan biaya hidup, yaitu:

1. Metode pertama: Menunjukkan Bank Statement atas nama pribadi atau orangtua.Ini diperuntukkan bagi student yang membiayai sendiri studinya (Self-funding Students), tanpa adanya Official Financial Sponsor.

Berbeda dengan apply visa pertama kali ke UK, dimana harus menunjukkan kemampuan untuk menopang biaya hidup selama 9 bulan, untuk perpanjangan visa cukup menunjukkan 2 bulan maintenance fund. UKBA menyebutnya sebagai reduced maintenance fund. Ini berlaku untuk students dan dependant yang telah lebih dari 6 bulan berada di UK. Perlu menjadi perhatian, hak untuk reduced maintenance fund ini akan hilang, jika kita melakukan aplikasi perpanjangan visa setelah visa berakhir atau expired. Jika aplikasi perpanjangan visa dilakukan setelah masa berlaku visa habis, maka maintenance fund yang harus ditunjukkan adalah 9 bulan, seperti saat apply visa pertama kali.

Jumlah maintenance fund yang diperlukan adalah £1000 (untuk inner London) atau £800 (untuk outer London) per bulan, untuk periode 2 bulan. Sebagai contoh, untuk student di Nottingham, harus dapat menunjukkan maintenance fund sejumlah 2 x £800 =£1600.

Untuk dependant, jumlah maintenance fund yang diperlukan adalah £600 (inner London) atau £450 (outer London) per bulan untuk tiap dependant. Sebagai contoh untuk Nottingham, jika memilki 1 dependant, maka maintenance fund yang diperlukan adalah £ 450 x 2 = £ 900. Jika memilki 2 dependant, maka £ 900 ini dikali 2 (£ 900 x2 = £ 1800).

Maintenance fund ini harus dalam bentuk cash, dalam arti berupa simpanan uang tunai di Bank, bukan berupa Deposito atau Investasi. Maintenance fund juga harus berada di rekening selama minimal 28 hari dari tanggal dikeluarkannya Bank Statement. Selain itu juga harus menunjukkan aktivitas keluar masuknya uang dalam 31 hari sebelum tanggal aplikasi visa.

Untuk Bank Statement, harus menunjukkan nama dan logo Bank, nama dan alamat applicant, dengan stempel asli dari bank pada tiap lembar Bank Statement. Lebih baik jika Bank statement ini menunjukkan aktivitas keluar masuk dana di rekening selama 3 bulan sebelum tanggal aplikasi visa.

2. Metode Kedua: Menunjukkan Sponsorship Letter/Guarantee Letter, berlaku untuk students dengan Official Financial Sponsorship.

Jika rekan-rekan memiliki sponsor yang menangung biaya studi dan biaya hidup selama di UK, misalnya dari British Council, Universitas di UK, Organisasi Internasional diluar UK, atau dari pemerintah Indonesia, dapat dikategorikan bahwa rekan-rekan memilki Official Financial Sponsorship. Untuk itu, surat dari sponsor yang menyebutkan bahwa mereka menangung biaya course/tuition fee dan biaya hidup kita selama di UK, dapat digunakan sebagai dokumen proof of funding. Tanggal Sponsorship letter ini harus berusia tidak lebih dari 6 bulan dari tanggal aplikasi visa.

Jika sponsorship sudah berakhir saat akan mengajukan perpanjangan visa, hendaklah meminta surat kepada sponsor (Consent Letter from Sponsor) yang menyatakan bahwa Sponsor tidak berkeberatan student yang bersangkutan tetap tinggal di UK untuk menyelesaikan studynya. Contoh Sponsor Consent Letter bisa dilihat di bagian atas dari tulisan ini.

Pinjaman/loan dari Bank untuk membiayai study juga bisa digunakan sebagai proof of funding saat aplikasi perpanjangan visa. Untuk detailnya bisa dilihat disini:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/studying/adult-students/evidence/money/

Aplikasi Perpanjangan Visa

Aplikasi perpanjangan visa bisa dilakukan mulai 3 bulan sebelum tanggal visa berakhir. International Office di tempat saya belajar menyarankan untuk submit aplikasi perpanjangan visa selambat-lambatnya 1 bulan sebelum visa berakhir. Jika aplikasi dilakukan setelah tanggal visa berakhir, maka reduced maintenance fund tidak berlaku lagi. Dalam arti, maintenance fund yang harus disediakan adalah sama dengan saat apply visa pertama kali, yaitu 9 bulan biaya hidup di UK.

Selama processing visa, kita masih berhak untuk tinggal di UK, meskipun visa sudah habis masa berlakunya. Yang tidak boleh dilakukan selama menunggu visa yang baru keluar adalah travelling keluar dari UK.

Formulir aplikasi untuk perpanjangan visa Tier 4 bisa didownload di website UKBA. Mohon rekan-rekan untuk selalu melakukan men-check website UKBA sebelum melakukan aplikasi visa untuk mendapatkan formulir perpanjangan Tier 4 yang terbaru.

Untuk formulir aplikasi bisa didownload disini:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/sitecontent/applicationforms/pbs/tier4applicationform1.pdf

Untuk dependant, formulir aplikasi bisa didownload disini:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/sitecontent/applicationforms/pbs/pbsdependantapplication1.pdf

Formulir aplikasi harus diisi lengkap dengan tinta berwarna hitam. Sebelum mengirim/memasukkan aplikasi ini ke UKBA, ada baiknya minta International Office di Universitas masing-masing untuk mengecek kelengkapan pengisian, dan jika perlu, dikoreksi.

Ada 2 cara untuk memasukkan aplikasi perpanjangan visa Tier 4 yaitu melalui post (Applying by Post) atau datang langsung ke UKBA Home Office (Applying in-person).

  1. Aplikasi melalui post (Applying by Post)

Untuk aplikasi melalui post, biaya aplikasi saat ini adalah £394 per main applicant dan £197 per dependant. Saat mengirim aplikasi, pastikan bahwa dokumen bisa diterima di Home Office pada hari kerja, di jam kerja. Sebaiknya gunakan Special Delivery untuk mengirim aplikasi ini, untuk memudahkan melakukan pelacakan dokumen jika terjadi sesuatu.

Pembayaran biaya visa bisa dilakukan dengan debit card, postal order atau bank draft. Tetapi lebih disarankan untuk menggunakan postal order atau bank draft. Dari beberapa pengalaman, jika pembayaran dilakukan lewat debit card dan terjadi masalah dalam pembayaran, maka proses perpanjangan visa bisa tertunda atau ditolak.

Processing time untuk aplikasi visa lewat post ini adalah sekitar 14 minggu, tetapi tidak menjamin dalam 14 minggu visa akan dikeluarkan. UKBA memberikan batasan maksimal 6 bulan. Jika dokumen seperti passport segera digunakan untuk berpergian, sebaiknya perpanjangan visa dilakukan dengan applying in-person.

Setelah dokumen diterima oleh Home Office, maka receipt untuk aplikasi perpanjangan visa ini akan dikeluarkan. Simpan receipt ini sebagai bukti aplikasi perpanjangan visa.

Kurang lebih 2 minggu dari pengiriman dokumen, akan ada surat panggilan untuk pengambilan data Biometric. Pengambilan data biometric ini dilakukan di Public Enquiry Office(PEO) yang tersebar di UK. Kurang lebihnya ada 12 PEO yang tersebar di UK untuk pengambilan data biometric ini. Silahkan cek disini untuk lokasi PEO terdekat:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/studying/adult-students/applying-inside-uk/biometric/.

Untuk pengambilan data biometric dikenai biaya saat ini £19.20. Sebelum datang ke PEO, pastikan untuk membuat appointment terlebih dahulu yang bisa dilakukan secara online.

Setelah pengambilan data Biometric, silahkan menunggu hingga passport dan Biometric Residence Permit (BRP) dikeluarkan antara 14 minggu hingga 6 bulan.

2. Applying in-person

Biaya untuk aplikasi in-person saat ini adalah £716 per main applicant dan £358 untuk tiap dependant. Aplikasi visa in-person dilakukan di Public Enquiry Office (PEO) yang tersebar di wilayah UK. Untuk daftar lokasi PEO di UK, silahkan dilihat pada link berikut:
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/aboutus/contact/applyinginperson/peos/

Processing time untuk aplikasi in-person adalah minimal 3 jam, dan decision dikeluarkan pada hari yang sama. Pasport dan dokumen pelengkap akan dikembalikan pada hari yang sama saat decision dibuat. Tetapi, Biometric Residence Permit (BRP) akan dikirim dalam tempo 7 (tujuh) hari kerja sejak decision dikeluarkan, dengan dikirim melalui post ke alamat applicant atau International Office Universitas yang bersangkutan. Untuk aplikasi in-person, biaya sudah termasuk untuk pengambilan data biometric.  Pembayaran biaya aplikasi bisa dilakukan melalui debit card, postal order atau bank draft, silahkan lihat berbagai cara pembayaran yang bisa dilakukan pada tiap PEO.  Untuk pembayaran melalui debit card, pastikan terlebih dahulu pada provider debit card untuk batas maksimum pembayaran yang bisa dilakukan perhari, mengingat pembayaran visa in-person ini termasuk cukup besar jumlahnya.

Untuk aplikasi in-person, aplikasi dilakukan pada PEO tertentu, dengan membuat appointment yang bisa dilakukan secara online. Appointment online, bisa dilakukan mealui website UKBA dengan terlebih dahulu membuat account. Appointment online untuk applying in-person dapat dilakukan hingga 42 hari kedepan. UKBA mengeluarkan jadwal untuk aplikasi in-person setiap hari, untuk 42 hari kedepan.

Tips: UKBA Home Office mengeluarkan tanggal baru ini setiap hari antara jam 8-9 pagi, sehingga jika ingin booking appointment online, hendaknya dilakukan pada waktu ini. Kadang ada beberapa appointment yang di batalkan, sehingga terkadang bisa mendapatkan jadwal appointment yang lebih awal. Untuk itu perlu men-check jadwal appointment online ini setiap hari antara jam 8-9 pagi.

Dokumen Check Lists untuk Aplikasi Perpanjangan Visa Tier 4 di UK:

  1. Formulir aplikasi yang telah diisi lengkap dengan tinta hitam
  2. CAS Number
  3. ATAS Certificate, jika diperlukan
  4. Postal order/ Bank Draft untuk pembayaran biaya aplikasi
  5. Pasfoto terbaru (2 lembar) sesuai ketentuan UKBA Home Office
  6. Passport
  7. Sponsorship Letter dan/atau Bank Statement

Pengalaman Memperpanjang Visa Tier 4 di UK melalui In-person Application

International Office di tempat saya belajar sebenarnya lebih menyarankan untuk apply perpanjangan visa melalui post. Tetapi, dengan pertimbangan bahwa passport saya akan digunakan untuk perjalanan keluar UK dalam waktu dekat, saya akhirnya memilih jalur aplikasi in-person di PEO.

Setelah mengurus semua dokumen pelengkap, saya melakukan booking appointment online. Pertama kali melakukan booking, saya mendapatkan jadwal untuk apply in-person di PEO Liverpool kurang lebih 1.5 bulan kemudian. Karena passport akan segera digunakan, saya memantau setiap hari jadwal appointment online ini, sambil berharap ada yang melakukan pembatalan. Akhirnya, saya bisa mendapatkan jadwal appointment lebih awal di PEO Croydon, hanya 2 hari dari tanggal melakukan booking online.

Pada appointment letter tertulis bahwa hendaknya tiba 20 menit sebelum waktu appointment dengan membawa print-out appointment letter. Setelah melakukan security checking, seperti security checking di airport, saya dipersilahkan untuk menuju loket untuk checking documents tahap 1 dan diberi nomer antrian. Setelah melewati checking documents, kemudian diminta melakukan pembayaran. Pembayaran saya lakukan menggunakan debit card. Setelah pembayaran, kemudian diminta untuk menunggu dipanggil ke loket tertentu untuk checking document tahap 2. Setelah ini, diminta menunggu lagi untuk pengambilan data biometric, yaitu data sidik jari (fingers print) dan foto. Kemudian, menunggu kembali untuk submit dokumen dan verifikasi. Kurang lebih 1 jam dari submit dokumen dan verifikasi, petugas akan memanggil untuk menunjukkan decision. Jika setuju dengan decision yang dibuat, maka diminta untuk menandatangani pernyataan persetujuan. Jika tidak, maka bisa menyatakan keberatan. Semua dokumen pendukung dan passport akan dikembalikan pada hari yang sama setelah decision dibuat, sedangkan Biometric Residence Permit (BRP) akan dikirim dalam tempo dalam 7 hari kerja.

PEO Croydon, tempat saya melakukan aplikasi in-person menyediakan fasilitas penunjang seperti kantin dan prayer room, sehingga tidak perlu keluar dari gedung tersebut selama proses aplikasi. Untuk anak-anak, mereka juga menyediakan fasilitas aktivitas bermain seperti mewarnai gambar. Total waktu yang saya habiskan hingga decision keluar saat itu adalah sekitar 5.5 jam. Kartu BRP sampai di International Office di Universitas saya 3 hari kemudian.

Demikian pengalaman saya dalam memperpanjang visa Tier 4 di UK. Untuk metode aplikasi, applying by post atau applying in-person, tentunya sangat tergantung kebutuhan masing-masing, dengan mempertimbangkan biaya dan waktu. Semoga tulisan ini bisa bermanfaat.

Pustaka:

  1. UK Border Agency Home Office: Studying in UK: http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/studying/
  2. International Support Services Guide: Extending Your Tier 4 Student Visa in The UK, The University of Nottingham.

Anita Sukmawati, 15 September 2012

Anita SukmawatiAnita adalah mahasiswa PhD di School of Pharmacy, The University of Nottingham. Memulai program PhD nya di bidang Drug Delivery and Tissue Engineering sejak Oktober 2009 dengan sponsor dari University of Nottingham dan Islamic Development Bank. Berharap segera menyelesaikan studinya awal tahun 2013, Anita akan kembali ke Indonesia dan mengajar di Universitas Muhammadiyah Surakarta.

Discussion

4 thoughts on “Memperpanjang Visa Pelajar (Tier 4 Student Visa) di UK

  1. Terimakasih bu atas informasinya…saya ingin bertanya apabila saya akan mengajukan Visa UK utk double degree master saya di Stirling, Scotland dengan mendapatkan full beasiswa dari kantor saya apakah saya juga harus melampirkan copy tabungan saya dg jumlah tertentu atau cukup dg statement kantor saya yg akan menanggung smua biaya sekolah dan biaya hidup saya disana? Mohon informasinya bu…terimakasih

    Posted by indri | December 30, 2013, 5:21 pm
  2. Bu Indri,karena bu indri sudah memiliki sponsor, tidak perlu lagi menyertakan tabungan pribadi. Cukup sponsorship letter yang menyatakan bahwa sponsor akan menanggung biaya hidup (living cost) dan tuition fee selama bu Indri sekolah.

    Posted by Anita | January 8, 2014, 4:14 am
  3. Halo Anita, saya mau tanya, saya ingin mengajukan perpanjangan visa untuk master degree saya dan saya ambil bachelor di london juga. tadi saya liat dokumen yg diperlukan ada test tuberculosis, test itu harus dilakukan di negara tmpt tinggal kita atau bs dilakukan di UK juga? Terima kasih🙂

    Posted by Michelle Ariella (@MichelleAriella) | August 28, 2014, 12:12 pm
  4. Halo, saya mau tanya. Kalau living cost dan biaya kursus bahasa inggris di tanggung oleh salah satu family d sana bjsa gk ya? Need info ASAP.

    Thank you.

    Posted by qiu | January 7, 2015, 4:21 pm

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Books (Free)

“Indonesia Goes to School”

Past Events Posters

%d bloggers like this: