Cara Mendaftar Sebagai Mahasiswa Ph.D di UK

Berbeda dengan level undergraduate (S1) atau master (S2), mendaftar menjadi mahasiswa S3 (Ph.D atau research student) di UK membutuhkan strategi tersendiri. Sebelum melamar secara formal ke universitas yang ingin anda tuju, ada hal-hal penting yang harus disiapkan, yaitu:

  1. Tahap 1: merencanakan bidang minat penelitian (research interest)

Bidang minat penelitian ini harus fokus, misalnya corporate governance in financial institution atau corporate governance in Islamic banks, dll. Bidang minat sangat penting untuk menyusun proposal penelitian, mencari supervisor atau mendapatkan beasiswa. Sebagai catatan, ada beberapa universitas atau lembaga (misalnya the World Bank) yang memberikan beasiswa Ph.D untuk bidang-bidang yang sudah ditetapkan seperti corporate governance, bio-energy, dll.

Idealnya, bidang minat yang anda ambil sebaiknya sesuai dengan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja maupun kompetensi; namun hal ini bukan sesuatu yang mutlak. Jika memiliki beberapa bidang minat, anda bisa membuat beberapa alternatif topik penelitian dan buatlah prioritas yang akan anda teliti.

  1. Tahap 2: menyiapkan proposal penelitian (research proposal)

Ada beberapa orang yang menyusun proposal setelah melakukan kontak dengan calon pembimbing (supervisor); namun menurut saya, menyusun proposal bisa dilakukan secara simultan dengan mencari calon pembimbing.

Sebelum menulis proposal, sebaiknya anda mengecek ke website universitas yang anda minati mengenai tatacara penyusunan proposal penelitian karena masing-masing memiliki kebijakan mengenai tatacara penulisan dan jumlah kata (misalnya 1.000-2.000 kata).

Meskipun berbeda, namun secara umum proposal penelitian harus menjelaskan latar belakang penelitian (background research), rumusan masalah (research question), mengapa penelitian ini penting dilakukan, bagaimana kontribusi penelitian ini terhadap pengetahuan di bidang yang kita teliti (contribution to knowledge), tinjauan pustaka (literature review), metode pendekatan apa dan bagaimana yang akan kita gunakan untuk menjawab masalah (research method); disertai dengan daftar pustaka (reference) yang mendukung argumen-argumen dalam proposal penelitian.

  1. Tahap 3: mencari calon pembimbing (supervisor)

Dalam sistem pendidikan Ph.D di UK, peranan pembimbing sangat penting dan dominan karena mahasiswa Ph.D langsung berinteraksi dengan pembimbing untuk mendiskusikan dan merencanakan penelitian.

Pada umumnya, mahasiswa Ph.D tidak perlu menempuh/mengambil mata kuliah lagi, namun ada beberapa universitas yang mensyaratkan menempuh M.Res. (Master of Research, seperti di Bradford University atau Lancaster University dengan keharusan mengambil beberapa mata kuliah dan menulis disertasi selama setahun sebelum menempuh Ph.D). Ada juga universitas seperti Hull University yang memberikan kebebasan mahasiswa Ph.D untuk mengambil research training (terutama berkaitan dengan research method) yang diperhitungkan sebagai kredit untuk mendapatkan Postgraduate Research Training Certificate.

Mengingat pentingnya peran supervisor, dalam setiap formulir aplikasi biasanya ada poin isian yang menanyakan apakah anda pernah mendiskusikan proposal penelitian anda dengan salah satu staf (dosen) di universitas tersebut dan siapa yang anda kontak sebagai calon pembimbing.

Mencari dan mendapatkan calon pembimbing bisa dikatakan susah-susah gampang. Ada beberapa strategi yang bisa ditempuh untuk mencari calon pembimbing, antara lain:

a)      Membaca jurnal internasional yang terkait dengan bidang penelitian kita

Dari jurnal ini, kita bisa mendapatkan informasi siapa saja orang-orang yang bidang minatnya sama atau sesuai dengan rencana penelitian anda, termasuk dari universitas mana dan alamat yang bisa dihubungi. Membaca jurnal ini bisa menjadi pintu masuk untuk berkomunikasi dengan calon pembimbing.

b)      Masuk ke website universitas

Dalam websitenya, setiap universitas selalu mencantumkan nama-nama para stafnya, bisa dicari per fakultas atau berdasarkan urutan alphabet; termasuk curriculum vitae (CV) dosen secara singkat, mulai dari latar belakang pendidikan, kuliah yang diajarkan, bidang minat penelitian dan hasil publikasinya. Dari CV para staf ini, kita bisa mencari calon pembimbing yang bidangnya sesuai dengan rencana penelitian kita.

c)      Mencari mahasiswa Ph.D Indonesia di UK

Mahasiswa Ph.D Indonesia di UK bisa juga menjadi pintu masuk untuk mendapatkan pembimbing karena mereka memiliki informasi siapa saja dosen-dosen yang memiliki kompetensi di bidang tertentu, termasuk juga merekomendasikan calon mahasiswa ke calon pembimbing.

Nama-nama mahasiswa ini bisa didapatkan di website universitas yang kadang-kadang memunculkan nama mahasiswa PhD, beserta nama pembimbing dan topik penelitiannya. Atau anda bisa bergabung dan menanyakan informasi tersebut di website (http://ppiuk.org) atau mailing list (ppiuk@yahoogroups.com) atau facebook dengan nama akun PPI UK.

Mengingat bahwa para supervisor di UK sangat professional dan konsekuen dengan bidang keahliannya; maka sebaiknya anda melakukan 3 hal tersebut di atas. Pengalaman saya, jika topik penelitian anda di luar bidang keahlian dan minatnya, mereka tidak akan bersedia membimbing. Namun, kadang-kadang mereka bersedia menginformasikan bahwa salah satu koleganya (biasanya di universitas yang sama) yang memiliki kompetensi seperti bidang minat kita.

  1. Tahap 4: menghubungi calon pembimbing

Ketika sudah mendapatkan calon pembimbing yang sesuai dengan bidang penelitian anda, maka langkah selanjutnya adalah menghubunginya. Ada beberapa tips yang sudah ditulis beberapa orang mengenai cara menghubungi calon pembimbing, antara lain:

a)      To the point, jangan terlalu panjang; mereka orang-orang sibuk besar kemungkinan menerima ratusan email per hari dan hanya menbaca secara skimming/sekilas.

b)      Paragraf pembuka: jangan menjelaskan diri anda terlalu detail, mereka tidak tahu dan tidak peduli dengan anda. Jadi, perkenalkan diri anda secara singkat (nama dan darimana) tertarik untuk melanjutkan Ph.D di universitas dimana calon pembimbing berada

c)      Paragraf utama (yang paling penting): sebutkan bahwa anda sudah membaca artikel calon pembimbing di jurnal (sebutkan nama artikel dan jurnal) atau bukunya (judul dan tahunnya); dan ulas secara singkat mengapa anda tertarik dengan publikasinya. Kemudian, hubungkan artikel calon pembimbing dengan rencana penelitian anda dengan menyatakan bahwa minat penelitian anda sejalan dengan penelitian yang sudah dilakukan calon pembimbing.

d)      Paragraf terakhir, anda bisa menanyakan apakah calon pembimbing tersebut bersedia dihubungi lebih lanjut untuk mendiskusikan rencana penelitian anda.

e)      Biasanya, calon pembimbing akan merespon email kita. Jangan berharap bahwa mereka akan merespon secara cepat; jadi harus sabar menunggu.

f)       Jika calon pembimbing bersedia dihubungi lebih lanjut, maka lanjutkan komunikasi dengan menanyakan apakah dia bersedia menjadi pembimbing anda. Jika dia bersedia, maka baru mulai tahap ini anda bisa mengirimkan proposal penelitian dan meminta dia memberikan komentar/masukan atas proposal anda.

g)      Pengalaman saya, ada calon pembimbing yang tidak memberikan komentar terhadap proposal kita; mungkin dia hanya membaca secara sekilas untuk memastikan bahwa penelitian kita sesuai dengan kompetensi dan kapasitas mereka. Namun, ada juga calon pembimbing yang membaca lebih detail dan memberikan komentar/masukan sehingga kita harus merevisi sesuai dengan arahan mereka.

h)      Jika anda sudah menghubungi secara intens dan calon pembimbing menyatakan kesediaan membimbing, maka sampaikan kepada mereka bahwa anda akan apply secara formal ke universitas dan anda harus meminta ijin mereka untuk mencantumkan nama mereka sebagai orang yang pernah dihubungi untuk mendiskusikan proposal penelitian anda.

  1. Tahap 5: melamar secara formal ke universitas

Aplikasi ke universitas bisa dilakukan secara on-line atau paper based. Meskipun aplikasi dilakukan secara on-line, namun berkas-berkas pendukung lainnya (formulir aplikasi yang sudah diisi, surat rekomendari, dll.) harus dikirimkan melalui pos. Anda harus mengecek persyaratan ini di website universitas yang akan anda tuju. Secara umum, persyaratan dan berkas pendukung yang harus kita kirimkan terdiri dari:

a)             Formulir aplikasi yang sudah diisi lengkap (kadang-kadang tidak perlu dilampirkan jika kita sudah apply on-line).

b)             Print out salah satu email komunikasi anda dengan calon supervisor yang menyatakan kesediaannya membimbing.

c)              IELTS score asli atau International TOEFL.

IELTS score asli bisa anda minta di institusi seperti IALF (Indonesia Australia Language Foundation) dengan biaya tertentu. Persyaratan minimal IELTS atau International TOELF berbeda untuk masing-masing universitas dan jurusan, sebaiknya anda mengecek ke website langsung. Rata-rata score IELTS minimal untuk level Ph.D adalah 7,0. Ada beberapa universitas yang tidak mensyaratkan score IELTS jika anda alumni UK institution atau lembaga lain yang pengajarannya dalam Bahasa Inggris.

d)             Certified copy (legalisir) ijasah dan transkrip kualifikasi pendidikan (S1 dan S2) yang sudah diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

e)             Recommendation letter (surat rekomendasi)

Jumlah surat rekomendasi yang diminta bervariasi, minimal 2 orang; diharapkan dari orang-orang yang mengetahui kompetensi, kapasitas dan kapabilitas anda dari sisi akademik maupun profesional, bisa mantan dosen pembimbing atau atasan anda anda saat ini. Beberapa universitas memiliki formulir untuk surat rekomendasi, tapi ada juga yang tidak menyediakan formulir, hanya mensyaratkan surat rekomendasi ditulis dengan kop surat resmi.

f)               Processing fee

Beberapa universitas mengenakan biaya pemrosesan dan besarnya bervariasi (misalnya Bradford University, £40); anda bisa mengirimkan cek bersama dengan berkas yang lainnya.

  1. Tahap 6: mendapatkan offer letter

Jika seluruh persyaratan yang anda kirim telah diterima, mereka akan memproses aplikasi anda dalam kurun waktu tertentu (biasanya ada di website universitas) dan akan memberikan offer letter yang intinya menjelaskan bahwa mereka menawarkan posisi/tempat sebagai mahasiswa PhD jurusan tertentu, tahun tertentu, dengan biaya tertentu dan supervisor tertentu. Ada 2 macam offer letter: conditional offer letter (jika ada salah satu persyaratan belum kita penuhi dan bisa diberikan menyusul, misalnya score IELTS atau certified copy transkrip atau ijasah) dan unconditional offer letter (jika kita sudah memenuhi seluruh persyaratan yang dutetapkan).

Untuk jenjang Ph.D, jika kita sudah memiliki calon pembimbing dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan, besar kemungkinan anda akan mendapat unconditional offer letter.

Selanjutnya, anda diminta untuk segera merespon offer letter ini dalam kurun waktu yang ditetapkan ke universitas. Anda diberikan 3 pilihan untuk a) accept (menerima), b) decline (menolak) atau c) defer (meminta penundaan, misalnya untuk tahun berikutnya).

  1. Tahap 7: mendapatkan Letter of Acceptance (LoA)

Jika memutuskan untuk menerima offer letter, anda diharapkan memberikan informasi mengenai sumber pembiayaan (funding) untuk pendidikan Ph.D. Jika anda sudah memberikan konfirmasi menerima offer letter beserta sumber pembiayaan, maka universitas akan mengirimkan Letter of Acceptance (LoA). Isinya hampir sama dengan offer letter, menjelaskan tentang program yang kita ambil, jangka waktunya, statusnya (full time/part time), nama pembimbing, jumlah tuition fee, start date dan persyaratan akademik yang harus dipenuhi. Kadang-kadang mereka mencantumkan CAS (Confirmation of Acceptance for Studies) yang akan digunakan untuk proses pengurusan visa student.

Daftar Pustaka:

Applying for entry to the PhD programme at School of Management of Bradford University. [online]. Accessed 27th April 2011. Available at: http://www.brad.ac.uk/management/programmes/research/phd/apply/.

How to apply-research master/PhD at Hull University. [online]. Accessed 27th April 2011. Available at: http://www2.hull.ac.uk/student/admissions/postgraduate/howtoapply/researchmastersphd.aspx.

How to apply for PhD programme at Lancaster Business School. [online]. Accessed 27th April 2011. Available at: http://www.lums.lancs.ac.uk/phd/PHDAPPLY/.

Wuri Handayani, 28 April 2011

Wuri HandayaniWuri Handayani mengambil Master Jurusan MA Disability and Social Policy di School of Sociology and Social Policy, University of Leeds tahun 2007-2008 dengan beasiswa dari the Chevening Award. Sejak September 2010 hingga saat ini, Wuri melanjutkan Ph.D Accounting di School of Business, University of Hull dengan beasiswa dari the World Bank.

Comments are closed.

Books (Free)

“Indonesia Goes to School”

Past Events Posters